Organização: Agendas

Já mais de uma vez me perguntaram como eu atualizo a minha agenda, então resolvi colocar um passo-a-passo para mostrar a quem tiver interesse nesse método.

Em primeiro lugar, descobri que trabalhar com cores é altamente eficaz. Assim, eu anoto os eventos diariamente divididos por cores, formando categorias. Ela são as seguintes:

Preto = tarefas relacionadas ao trabalho;
Azul = tarefas relacionadas a trabalhos paralelos (sites, blogs, bandas);
Verde = tarefas pessoais (em casa, compras, estudos);
Vermelho = compromissos (consultas médicas, shows, vencimento de contas);

Você pode usar outras cores se achar necessário. Anotações diversas eu faço a lápis (número de gastos, por exemplo). Depende da sua necessidade. Se você tem alguma atividade que requer muitas tarefas (exemplos: faculdade, banda, um site que você atualiza), talvez seja conveniente ter uma cor de caneta só para isso. Eu, no entanto, acredito que, nesse caso, quanto menos, melhor, senão complica muito. E essas quatro cores de caneta que eu uso são fáceis de achar, além de existir a clássica caneta com quatro cores.

Eu sempre anoto as tarefas com um quadrado ao lado, para atualizar seu status. Veja abaixo como faço:

Esses são os risquinhos que eu faço nos quadradinhos que ficam ao lado das tarefas. No final do dia, eles me dão uma boa orientação.

Quando a tarefa é adiada para outro dia, eu sempre anoto, à lápis, na frente da tarefa, a data para a qual eu a designei. Isso me ajuda a localizar na agenda, mais para a frente. Quando a tarefa é delegada, eu coloco entre parênteses o nome da pessoa que agora está cuidando do assunto, para que eu possa ter controle.

Outros símbolos simples que eu uso são esses:

Círculo = tarefas que devem ser realizadas no período da manhã;
Quadrado = tarefas que devem ser realizadas no período da tarde;
Triângulo = tarefas que devem ser realizadas no período da noite;

Isso também facilita muito a minha vida, pois quando bato o olho na agenda, já sei o que deve ser feito, quando, onde e a que horas. Por exemplo, se antes de sair de casa eu olho a agenda, vejo direto as tarefas em verde (que são as pessoais) e que têm o círculo, pois sei que são as tarefas que devo fazer de manhã em casa, como colocar o lixo para fora, ligar para alguém ou coisas do tipo.

Agora, uma questão muito importante: a freqüência de atualização da agenda.

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